Evenement organiseren? Zo doe je dat

Er zijn veel zaken waar je rekening mee moet houden tijdens de organisatie van een evenement, zowel groot als klein. Wij hebben de ultieme checklist samengesteld waarmee we je goed op weg helpen naar een succesvol evenement.

Stap 1: doelen stellen

Vaak zijn organisatoren té enthousiast door alle ideeën die ze hebben, waardoor ze direct beginnen met de organisatie van het evenement. Maar om een succesvol evenement te organiseren, moet je eerst duidelijk hebben voor jezelf, maar ook voor anderen, wat je nu precies gaat doen. Denk na welke richting je op wil en formuleer je doelstellingen zo specifiek mogelijk. Kijk tevens of deze haalbaar zijn en stel deze indien nodig wat bij. Ga daarna op onderzoek uit naar je doelgroep en breng in kaart wat hun wensen en behoeften zijn. Je organiseert het evenement namelijk voor hen, des te belangrijker om te weten waar hun prio's liggen!

Stap 2: budget samenstellen

Nu het doel duidelijk is, is het van belang te kijken hoeveel geld er beschikbaar is. Vanuit hier kun je een begroting opstellen, waar je uiteraard vanaf kan wijken. Kijk naar alle werkzaamheden die verricht moeten worden en kijk welke bedragen je aan specifieke taken wil uitgeven. Zorg er ook voor dat je genoeg ruimte over laat voor onvoorziene kosten. Er is namelijk een grote kans dat je aan het einde de kleine lettertjes over het hoofd hebt gezien ;)

Stap 3: locatie en datum

Het bepalen van een datum en vinden van een locatie kunnen een van de lastigste taken van het pakket zijn. Ga eerst voor jezelf na of jouw evenement of feest verbonden is aan een specifieke datum. Dit is namelijk van belang bij het kiezen van een locatie, deze moet dan ook beschikbaar zijn. Wij raden aan om, indien mogelijk, eerst naar een locatie te kijken voordat je een datum vast stelt. Uiteraard kan je al wel verschillende data in gedachten houden. 

Hoe mooi een locatie ook kan zijn, denk bij de keuze ook aan de praktische zaken zoals de bereikbaarheid. Dit is van groot belang wanneer jouw bezoekers vanuit het hele land komen of niet beschikken over een auto. Daarnaast moet het aantal personen dat je voor oog hebt ook passen op de gewenste locatie.

Stap 4: invulling van het evenement

Nadat je de belangrijkste zaken, die afhankelijk zijn van externe factoren, hebt geregeld, kan je gaan nadenken over de vorm van het evenement. Denk hierbij aan het programma, de indeling van de locatie en de culinaire invulling. Velen vinden dit de leukste stap, aangezien ze hun creativiteit er nu ein-de-lijk op los kunnen laten. Daarnaast komt hier alles in samen. Je bent afhankelijk van je budget, houdt rekening met de wensen en behoeften van de bezoekers én kan het een en ander eenvoudig afstemmen met de gekozen locatie. 

Stap 5: tickets verkopen en promoten

Nu de meeste zaken helder zijn, is het tijd om een ticketshop aan te maken zodat bezoekers tickets kunnen kopen. Dit doe je uiteraard met GO-tickets! Of het nu gaat over 10 of 10.000 tickets, binnen 10 minuten kan je jouw tickets al verkopen. Via ons systeem maak je eenvoudig een ticketshop aan waarmee je online tickets kan verkopen. De bijbehordende URL kan je vervolgens communiceren op alle sociale media kanalen. 

Stap 7: draaiboek opstellen

Om te voorkomen dat je op de grote dag door de bomen het bos niet meer ziet, kun je een draaiboek opstellen. Dit boek is voor veel organisatoren onmismaar aangezien het een belangrijk communicatiemiddel is naar alle andere betrokkenen van het evenement. Hierin staat zwart op wit wat er op welk tijdstip moet gebeuren en wie waar verantwoordelijk voor is. 

Stap 8: vier het succes

Stap 8, dé stap die parallel staat aan de dag(en) van het evenement. Volg het draaiboek, ben flexibel voor eventuele veranderingen en geniet. 

Meer weten over de organisatie van een evenement? Wij vertellen je er graag meer over. GO-tickets tilt jouw online evenement naar een hoger level.